Intervention de Mlle Unchisa Sounthongsuk

          Chers étudiants,

          Nous avons beaucoup de chance: Ajarn Unchisa, qui a effectué récemment, dans le cadre de son magistère de Tourisme  à l’université d’Angers, un stage en tant qu’assistante commerciale à l’ Hôtel Mercure Belle Plagne 2100, en Savoie, a gentiment accepté de venir nous raconter son expérience.
          Venez  tous l’écouter nous en faire le récit, jeudi 31 juillet, salle QS 2101, à 14 h00.Vous devez prendre des notes et faire un compte-rendu (individuel et noté) de son intervention et des réponses qu’elle apportera à vos nombreuses questions. Alors, préparez vos bloc-notes et/ou vos magnétophones!

Ajarn Jean

Consignes pour le compte-rendu

Votre compte-rendu devra être composé de deux parties:

1ère partie:  une partie factuelle dans laquelle vous rendrez compte en 600 mots minimum de l’intervention d’ajarn Unchisa et de l’éventuel débat qui la suivra.

2ème partie: une partie plus personnelle où vous direz ce qui vous aura intéressé dans l’intervention d’Ajarn Unchisa et où vous expliquerez pourquoi en 200 mots minimum.

Petit lexique des tâches du secrétariat

Je veux une espace insécable!

Pour éviter qu’un signe de ponctuation soit rejeté au début de la ligne suivante, l’espace entre le mot et le signe de ponctuation qui le suit doit être insécable.

 

Devinette 

Sur quelles touches du clavier faut-il appuyer pour obtenir cette espace insécable?

Postez vos réponses dans les commentaires de ce billet. Le premier ou la première à donner la bonne réponse en français correct recevra un cadeau d'ajarn Jean!

 

sécable: qui peut être coupé, séparé ou partagé

insécable: qui ne peut pas être coupé, séparé ou partagé

 

Le bon vieux temps du "retour chariot"

Secrétaire et retour chariot

envoyé par jphbabu

 

Autrefois, pour passer à la ligne suivante, les secrétaires dactylographes devaient actionner un levier situé au bout du rouleau de leur machine à écrire. Ce geste permettait de réarmer le ressort en ramenant le rouleau en début de ligne et d'actionner un mécanisme qui fait tourner le rouleau d'un cran pour aller à la ligne suivante. C'est ce mécanisme qu'on appelait le "retour chariot" ("Carriage return" en anglais).

Devinette 
Comment s’appelle la touche du clavier d’un ordinateur qui correspond aujourd'hui à la même opération ?
Postez vos réponses dans les commentaires de ce billet. Le premier ou la première à donner la bonne réponse en français correct recevra un cadeau d'ajarn Jean!

Site intéressants

Historique de la machine à écrire

La machine à écrire : histoire d'une invention 

De la plume aux claviers, un siècle de métiers du secrétariat et du bureau (Cliquez dans l'index de la colonne de gauche sur "Service pédagogique", puis à droite, sur la page principale, sur "Dossiers pédagogiques")

Association des professseurs de secrétariat-bureautique

Devoir 1: à la recherche d'un poste de secrétaire

Consignes

1. Sur Internet, cherchez 5 offres pour des postes de secrétaires ou d’assistant(e)s de direction. Les offres d’emplois que vous choisirez devront être assez détaillées: elles devront contenir une description des tâches et des compétences requises.
2. Copier le contenu de ces 5 offres d’emploi sur un document Microsoft Word ; n’oubliez pas de référencer vos offres en mentionnant sur votre document les adresses Web permettant d’y accéder. Les offres non référencées ne seront pas acceptées.
3. Téléchargez votre document de travail et remplissez les tableaux qu'il contient.
   
   

Objectifs de l’activité :

• assimiler le vocabulaire du français permettant de désigner les tâches de secrétariat et les compétences requises pour exercer le métier de secrétaire ou d’assistant(e) de direction;
• mieux connaître ces tâches et ces compétences;
• mieux discerner les différents types de compétences ;
• réfléchir à son propre profil.

Adresses Web recommandées :

http://emploirama.com

http://www.jobs.fr

http://www.travail-emploi.com

http://www.secretaires.enligne-fr.com

http://www.annoncesemploi.org

http://www.jobijoba.com

etc.

La roue des compétences

Claude Flück est experte en gestion et management des compétences. Selon elle, quel que soit le métier, on retrouve quatre types de compétences :

• Les compétences spécifiques techniques

Tout exercice d’un métier repose sur la maîtrise de ses techniques ; celles-ci fondent la crédibilité de tout professionnel ; les compétences techniques sont spécifiques à chaque métier ou famille professionnelle.

• Les compétences transversales organisationnelles

Ce sont celles qui renforcent la productivité individuelle et collective et l’optimisation du temps de travail.

• Les compétences transversales relationnelles et sociales

Elles situent les personnes dans un cadre de communication écrit et oral ; elles  favorisent la qualité et la fluidité des liens et des flux d’informations.

• Les compétences transversales d’adaptation

Les situations sont évolutives, inattendues, imprévues et l'environnement se transforme constamment. Tout salarié doit intégrer des nouveautés, des changements. L’adaptation est considérée comme une compétence quand elle s’appuie sur des démarches ou des méthodes d’apprentissage.*

Claude Flück représente ces quatre compétences à l’aide d’une roue, qu’elle appelle « la roue des compétences » :

 

*Source: http://www.fluck-competences.com 

 

3 secrétaires, 3 lettres de motivations

Il est presque certain que vous aurez un jour à rédiger une lettre de motivation. Que vous ayez à la rédiger en thaï, en français ou dans une autre langue, le problème est le même: votre lettre doit donner envie au recruteur de vous embaucher. En un mot, elle doit être motivante!

 

"Une lettre personnalisée indique clairement que vous menez sérieusement votre recherche d’emploi. Votre CV mentionne avec précision les dates et adresses de vos diverses expériences professionnelles et votre parcours éducatif ; votre lettre de motivation doit, quant à elle, persuader votre lecteur de consacrer quelques minutes à votre candidature pour faire de vous un concurrent sérieux." (Monster)

 Afin de vous familiariser avec cet outil indispensable, je vous propose de faire les 3 exercices suivants. Ils vous feront découvrir 3 modèles de lettres de motivation correspondant à 3 activités professionnelles différentes: celles de secrétaire trilingue, d'assistant(e) de direction et de secrétaire médical(e).

3 Exercices du type texte à trous : 

> Modèle de lettre de motivation d'une secrétaire trilingue ;

> Modèle de lettre de motivation d'une assistant(e) de direction ;

> Modèle de lettre de motivation d'une secrétaire médical(e).

 

Les 3 modèles de lettres de motivation proviennent du site La-lettre.com. 

Les fonctions de la secrétaire médicale

Voici deux séries d'exercices destinées à vous aider à mieux connaître les différentes fonctions de la secrétaire médicale et à acquérir le vocabulaire qui permet de les désigner en français.

Attention! Pour pouvoir visionner la séquence vidéo du premier exercice, il faut utiliser Internet Explorer.

>> 1ère série d'exercices autocorrigés

Ces exercices ont pour base le témoignage de Céline Delbart publié dans un billet précédent.

 
>> 2ème  série d'exercices autocorrigés

Ces exercices ont pour base un article du site "Culture et Formation" sur le rôle de la secrétaire médicale. Cet article est intitulé "Secrétaire Médicale, un métier passionnant et enrichissant sur le plan humain".

Typographie et traitement de texte

Le traitement de texte pose des problèmes particuliers

Pour éviter qu’un signe de ponctuation soit rejeté au début de la ligne suivante, l’espace entre le mot et le signe de ponctuation qui le suit doit être insécable. Vous pouvez obtenir une* espace insécable sous Word avec la combinaison de touches [ctrl] + [shift] + [barre espace].

* Le terme espace est féminin en typographie.

Le saviez-vous ?

Les règles typographiques varient selon les pays. Ainsi les règles typographiques du point-virgule ne sont pas les mêmes pour l’anglais et pour le français :

En français :      texte[espace];[espace]texte.
En anglais :       texte; [espace]texte

Infos de base (ponctuation, typographie et traitement de texte)

Voici plusieurs documents utiles en matière de ponctuation, de typographie et de traitement de texte.

Documents pdf téléchargeables

> "Règles typographiques" est un document pdf présentant sous la forme d'un tableau simple et clair les règles typographiques concernant les signes de ponctuation. Ce document provient de FICHES INFO, site créé en 2002 par une aide-éducatrice d'une école primaire de Reims, afin d'aider les élèves à se familiariser avec l'outil informatique.

> "Quelques informations de bases pour devenir une parfaite secrétaire" : ce document pdf contient des informations de base en matière de ponctuation, de typographie et de traitement de texte. Il provient du numéro 87N du magazine "Les aventuriers du Bout du Monde en ligne".

Site Internet

> "La-ponctuation.com" est un site très complet sur la ponctuation, présentant les fonctions des signes de ponctuation et les règles typographiques qui leur sont associées.

Je vous conseille de lire ces documents et surtout de vous en servir au maximum pour tous les travaux écrits que vous aurez à réaliser tout au long de votre 4ème année de français, quel que soit le cours. Vous ne serez peut-être pas secrétaire, mais apprendre à produire des documents écrits en utilisant les commandes du traitement de texte et en respectant les règles de la ponctuation et de la typographie vous sera probablement très utile dans votre vie professionnelle. Ne serait-ce que pour rédiger votre rapport de stage professionnel du prochain semestre, un curriculum vitae ou une lettre de motivation !

Le métier d'assistante de direction

Assistante de direction
envoyé par jphbabu

Floriana Painbéni est assistante de direction. Ecoutez la présentation qu'elle fait de son métier. 

Le métier de secrétaire médicale

Secrétaire médicale
envoyé par jphbabu

 

Céline Delbart est secrétaire médico-sociale. Ecoutez la présentation qu'elle fait de son métier.